Arquivologia - Organização de Arquivos
Arquivologia é o conjunto de conhecimentos sobre a organização de
arquivos, tanto no que se refere ao recolhimento e conservação de
documentos, títulos e textos de valor permanente e elaboração dos
respectivos instrumentos de pesquisa, como no que toca à eliminação de
peças de valor transitório e controle dos arquivos em formação. Inclui
também as tarefas dos arquivistas. O termo arquivística pode, de modo
geral, ser empregado como sinônimo de arquivologia.Considerada disciplina, técnica e arte, a arquivologia é uma ciência auxiliar da história. Fonte de consulta para todos os fins, um arquivo organizado constitui valioso patrimônio e pode documentar o passado de uma nação.
Os arquivos de determinada origem constituem um todo orgânico denominado fundo, grupo, núcleo ou corpo de arquivos, no qual se incluem documentos escritos e iconográficos, como os audiovisuais, discos, fitas magnéticas e filmes. Começam também a ser objeto da arquivologia os arquivos eletrônicos. Os arquivos econômicos, de empresas comerciais, bancárias, industriais, desde que se revistam de importância histórica, como ocorre, em alguns casos, com papéis de famílias e pessoas ilustres, interessam à arquivística.
A preocupação dos governos e autoridades em conservar determinados
documentos em lugares seguros por motivos de ordem administrativa,
jurídica ou militar, remonta à antiguidade, sobretudo no que diz
respeito a títulos de propriedade. Os eruditos do Renascimento foram os
primeiros a ocupar-se dos arquivos como fonte da história, dando início
aos estudos de diplomática, que levariam à moderna crítica histórica. A
partir da revolução francesa, os arquivos tornaram-se bem público,
proclamando-se o direito do povo de acesso aos documentos, cuja
preservação foi oficialmente reconhecida como de responsabilidade do
Estado.
Uma arquivística essencialmente voltada para os diplomas medievais surgiu no século XIX, principalmente após a criação da École des Chartes (Escola das Cartas), que passaria a formar arquivistas paleógrafos altamente qualificados. Em meados do mesmo século lançaram-se as bases da arquivística moderna, com os princípios do respect des fonds (todos os documentos originais de uma autoridade administrativa, corporação ou família devem ser mantidos em grupos, separados segundo a natureza das instituições que os criaram); da proveniência (os documentos públicos devem ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os originaram); do respeito à ordem original (o arranjo dado aos documentos pelos órgãos criadores deve ser mantido nos arquivos gerais ou de custódia permanente); e da centralização (unidade e indivisibilidade dos arquivos públicos nacionais).
Uma série de fatos novos, diretamente relacionados com os progressos da civilização, marcam a arquivologia na segunda metade do século XX. São eles, entre outros: adoção de arquitetura moderna e funcional nos prédios de arquivos; uso de microfilmagem de substituição; programas de história oral; restauração de documentos pelo emprego de máquinas e material sintético; intervenção dos arquivistas na gestão de papéis administrativos e nos arquivos econômicos, pessoais e familiares; aparecimento de depósitos intermediários de arquivos ou centros de pré-arquivamento; tentativas de aplicar as conquistas da eletrônica ao trabalho arquivístico.
O grande problema da arquivologia contemporânea é o volume de papéis criados e acumulados pelas administrações e a necessária eliminação de documentos depois de avaliados. O arquivista desenvolve padrões de avaliação, elabora planos de descarte, prepara tabelas e listas de material repetitivo de descarte automático. As listas e tabelas de descarte especificam o período de retenção de documentos comuns à maioria dos serviços existentes, e tabelas especiais cogitam de cada administração em particular. O arquivista pode recorrer a especialistas para decidir quanto à destinação dos documentos.
O primeiro tratado moderno de arquivística, de autoria dos holandeses Samuel Muller, Johan Adriaan Feith e Robert Fruin, data de 1898 e intitula-se, em edição brasileira, Manual de arranjo e descrição de arquivos (1960).
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